Die Rolle einer digitalen Kommunikationsplattform in einem kulturellen Transformationsprozess

In der heutigen Welt besitzt fast jeder ein Smartphone und damit die Möglichkeit, sich auf jede nur denkbare Weise mit anderen zu verbinden. Die Technologieunternehmen bieten alle möglichen Arten von kollaborativer Software an, darunter Echtzeit-Messaging, File-Sharing, Video-Meetings und vieles mehr. All diese Softwareangebote haben zweifelsohne einen Einfluss auf die Kultur einer Organisation − allerdings sind die meisten davon für die individuelle Nutzung oder für Teams gedacht.

Um die Kultur einer Organisation zu unterstützen bedarf es jedoch eines digitalen Angebots, das sich in der gleichen Dimension bewegt, in der auch die Kultur lebt - d.h. eines systemischen digitalen Angebots.

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Vor dieser Herausforderung stand Ensemble Enabler zu Beginn eines umfangreichen Kultur- transformationsprozesses in der Musashi Europe GmbH, einem Automobil-teilehersteller mit Sitz in der Nähe von Frankfurt. Zur Neugestaltung der Unternehmenskultur standen uns sowohl traditionelle, als auch nicht so traditionelle analoge Werkzeuge zur Verfügung (Umfragen, Führungsworkshops, Peer-to-Peer-Lerngespräche, systemische Dialogsitzungen). Wir waren jedoch der Ansicht, dass in der heutigen Zeit zur Unterstützung und Verstärkung unserer Bemühungen auch eine digitale Komponente hinzukommen musste.

Musashi Europe entstand durch den Erwerb verschiedener Metallschmiedewerke in Deutschland, Ungarn und Spanien. Diese wurden anfangs „zusammengewürfelt“ und sollten nach der Übernahme durch die japanische Firma Seimitsu Industry Co. schließlich zu einer Einheit werden.

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Förderung der werks- und länderübergreifenden Zusammenarbeit

Hierzu war es zwingend notwendig, die Grundlage für eine werksübergreifende und geografische Zusammenarbeit innerhalb dieses neuen Unternehmens zu schaffen. Angesichts des Übergangs von fossilen Brennstoffen zur Elektromobilität hatte diese Aufgabe besonderen Vorrang. Ziel des Kulturtransformationsprogramms war es daher, an allen 9 Standorten in ganz Europa ein Gefühl von Identität und Zugehörigkeit zu schaffen − eine unerlässliche Voraussetzung, um die Zusammenarbeit nicht nur innerhalb Europas, sondern auch weltweit zu verbessern. Hierbei sollte eine Kultur entstehen, die die Mitarbeiter zu einer stärkeren Beteiligung an Managemententscheidungen einlädt und in der gesamten Organisation eine proaktivere Haltung zu Verantwortung und Rechenschaftspflicht fördert.

Vor diesem Hintergrund war Musashi Europe ein Unternehmen, das gerade erst begann, seine IT-Systeme standortweit zu synchronisieren und einen Prozess zur Installation kollaborativer Software wie Skype for Business und Microsoft Teams einzuleiten. Fast die Hälfte der Belegschaft (hauptsächlich die Arbeiter in den Werkstätten) hat keinen Zugang zu PCs oder Laptops. Was überhaupt an digitaler Kommunikation zwischen den Mitarbeitern stattfand − außerhalb von E-Mails − erfolgte über Whatsapp, wobei die Mitarbeiter häufig ihre eigenen Smartphones nutzten.

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Ein systemischer Ansatz zur Verbesserung der digitalen Kommunikation innerhalb einer Gemeinschaft – auch zur Stärkung der Organisationskultur!

Auf der Suche nach einem digitalen Element, das unseren Kulturtransformationsprozess unterstützen könnte, stießen wir auf Pinboards. Bei dieser Kommunikationsplattform handelt es sich um eine Anwendungssoftware auf der Basis eines geschlossenen Netzwerks, d.h. sie wurde entwickelt, um die Kommunikation innerhalb einer festgelegten Gemeinschaft zu fördern. Jeder innerhalb dieser Gemeinschaft kann individuell Themen/Beiträge/Mitteilungen etc. posten. Die Plattform ermöglicht interaktive digitale Gespräche mit Hilfe von Likes und Kommentaren/Reaktionen auf einzelne Postings. Die Postings selbst werden nach verschiedenen Kategorien und Unterkategorien organisiert und gespeichert, was die Navigation durch die Plattform erleichtert.

Damit ist Pinboards eine Software-Kommunikationsplattform mit systemischem Charakter – also genau die Art digitale Unterstützung, die gebraucht wird, um einen Kulturtransformationsprozess voranzubringen.

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Da Pinboards ein geschlossenes Netzwerk ist, kann es gebrandet werden.

Diese Möglichkeit hat eine starke symbolische Wirkung und ist der Schlüssel, um der Plattform Eigentümerschaft, Exklusivität und Identität zu verleihen. Musashi Pinboards wurde nach den Design-Richtlinien des Unternehmens im Musashi-Look gestaltet. Wenn sich ein Benutzer auf der Plattform anmeldet, ist nirgendwo ein Verweis auf „Pinboards“ zu sehen; stattdessen erscheint das Musashi-Logo in den bekannten Corporate Identity-Farben, begleitet vom Slogan unseres Kulturtransformationsprogramms "Wir formen die Zukunft" in den bekannten großen, fetten Buchstaben. Mit anderen Worten, es ist UNSERE Musashi Europe-Kommunikationsplattform und nicht irgendeine externe Software. Dass diese Plattform ausschließlich von den aktuellen Mitarbeitern von Musashi Europe genutzt werden darf verstärkt das Gefühl, dass sie UNSERE Plattform ist.

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Die Kategorien und Unterkategorien zum Klassifizieren der einzelnen Postings wurden ebenfalls an unsere Bedürfnisse angepasst. Durch einen interaktiven Feedback-Prozess (Umfragen und Fokusgruppen) wurden 12 Kategorien identifiziert, die die wichtigsten Interessen der Musashi Europe-Community widerspiegeln. Diese Kategorien umfassen:

(1) Geschäftsthemen (z.B.: Die Zukunft unseres Unternehmens, technisches Austauschforum, Vorschläge zur Prozessverbesserung, etc. )

(2) Kulturelle Fragen (Beispiele für die alltägliche Umsetzung der Werte, Anerkennung/Wertschätzung von Kollegen, Peer-to-Peer-Lernsitzungen usw.)

(3) Soziale Fragen (Mitfahrmöglichkeiten, Sport, Feiern, etc.) und

(4) Veranstaltungsinformationen

Auf diese Weise können Plattformnutzer erstmals auf einfache und transparente Weise direkt mit Mitarbeitern anderer Werke kommunizieren. Die Kommunikation über Hierarchien hinweg wurde ebenfalls verbessert, indem alle Hierarchieebenen an der Plattform teilnehmen. Wie ein Mitarbeiter anmerkte:

"Auf Pinboards können wir sehen, was Geschäftsführer sagen und denken. Gelegentlich können wir sogar selbst in ein direktes digitales Gespräch mit ihnen eintreten!"

Nach einer Testphase mit einer begrenzten Anzahl von Benutzern sind wir derzeit dabei, alle Mitarbeiter einzuladen, sich auf der Plattform zu registrieren. Die kulturellen Auswirkungen sind bereits sichtbar: Das allgemeine Bewusstsein dafür, was in anderen Werken vor sich geht, hat erheblich zugenommen. So hatte zum Beispiel ein Werk seine Pläne für eine Weihnachtsfeier veröffentlicht, was viel Beteiligung und Kommentare von Mitarbeitern aus dem betreffenden Werk auslöste. Aber das war erst der Anfang! Als sie sahen, was sich auf der Plattform tat, meldeten sich auch andere Werke zu Wort − und schon bald diskutierten Mitarbeiter werksübergreifend über Weihnachtsfeiervorbereitungen! Dabei wurde zwischen den verschiedenen Werken die eine oder andere gute Idee ausgetauscht.

Ähnliche Mitteilungen und Beiträge wurden zu wichtigen Geschäftsthemen wie „Sicherheit“ gepostet. So hat es sich ein Werk zur Gewohnheit gemacht, alle Mitarbeiter daran zu erinnern, wie viele Tage ohne Verletzungen vergangen sind − um ihnen ein Gefühl des Stolzes auf die neu eingeführten vorbildlichen Sicherheitsrichtlinien und -praktiken ihres Unternehmens zu vermitteln und ihr Bewusstsein dafür zu fördern.

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Die ersten Beispiele für eine proaktive Haltung zu Verantwortung und Rechenschaftspflicht von unten nach oben [„Bottom-up" - die Mitarbeiter entscheiden mit“] – eines der erklärten Ziele des Kulturtransformationsprogramms – treten ebenfalls allmählich zutage. Einer der Unternehmenswerte ist "Einfallsreichtum" – also die Suche nach kreativen Lösungen für die Herausforderungen, vor denen das Unternehmen steht. Im Sinne dieses Wertes beschloss eine Gruppe von Mitarbeitern in einem Werk, dass sie viel "einfallsreicher" sein könnten, wenn sie einen informellen Raum hätten, in dem sie mit anderen darüber nachdenken könnten, wie man die anstehenden Herausforderungen bewältigen könnte. Ihre Idee dazu? Es sollte ein Kreativraum geschaffen werden. In anderen Unternehmen gibt es solche Räume bereits, aber für Musashi Europe war das etwas vollkommen Neues. Nachdem das Management sein Einverständnis gegeben hatte, wählten die Mitarbeiter einen Raum aus und gestalteten ihn zu einem Kreativraum um, und zwar vollkommen selbstorganisiert nach dem Bottom-up-Ansatz. Ein Nachbarwerk erfuhr davon auf Pinboards und es dauerte nicht lange, bis die Mitarbeiter auch dort einen Kreativraum einrichteten – ähnlich selbstorganisiert und mit viel aktivem Engagement!

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Ein einzigartiger Peer-to-Peer-Verifikationsprozess stärkt die Unternehmenskultur

Mit dem Beitritt von immer mehr Mitarbeitern zur Plattform wird Pinboards zunehmend zu einem der wichtigsten Kommunikationskanäle im Unternehmen werden. Um dieses angestrebte Ziel zu erreichen, ist noch eine letzte Herausforderung zu überwinden: Fast die Hälfte der Mitarbeiter hat keinen Zugang zu PCs oder Laptops und infolgedessen keine Firmen-E-Mailadresse. Aus Gründen der IT-Sicherheit muss jeder, der Zugang zur Musashi Europe Pinboards-Plattform erhalten will, auf seine Identität überprüft werden. Als zuverlässiger Gateway-Schutz gilt hierfür in der Regel eine persönliche Firmen-Mailadresse. Da jedoch eine große Zahl an Musashi-Mitarbeitern nicht über eine solche Mailadresse verfügten, ergab sich ein ernsthaftes Überprüfungsproblem. Aber dann wurde ein Weg gefunden, der das Problem nicht nur löste, sondern die Unternehmenskultur zudem weiter stärken wird: Eine Peer-to-Peer-Verifizierung. Ohne ins technische Detail zu gehen − dieser Prozess ermöglicht registrierungswilligen Mitarbeitern eine persönliche Verifizierung durch andere Mitarbeiter, welche die Pinboards-Plattform bereits nutzen. Nach erfolgter Authentifizierung kann der neue Nutzer mit seinem persönlichen Smartphone an der Plattform teilnehmen. Mit anderen Worten: Die meisten Nutzer der Plattform werden persönlich zur Teilnahme eingeladen. In diesem Fall beginnt die digitale Reise also mit einem analogen Handschlag!

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Eine gezielte Strategie des Managements zur Verbesserung der Kommunikation

Der Einsatz von Pinboards als systemische Form der digitalen Kommunikation unter Beteiligung aller Mitarbeiter ist eine bewusste Strategie des Managements von Musashi Europe. Nicht nur, dass diese Plattform bei den Mitarbeitern das allgemeine Verständnis der Vision des Unternehmens und ihrer persönlichen Rolle bei der Gestaltung seiner Zukunft fördert. Pinboards bietet zudem einen partizipativen Weg, um die sechs Unternehmenswerte von Musashi Europe nachhaltig im Bewusstsein der Mitarbeiter zu verankern − anhand echter Beispiele, wie diese Werte im Arbeitsalltag konkret umgesetzt und gelebt werden. Durch die Einrichtung dieses digitalen Forums, das allen Mitarbeitern einen offenen Austausch untereinander ermöglicht, entstand ein neuer Kommunikationsbereich zum Aufbau einer lebendigen Wissenstransferkultur, die Musashi Europes geschäftlichen und digitalem Wandel unterstützen wird.

Klicken Sie hier, um mehr über das Potenzial von Peer-to-Peer-Gesprächen für Ihr Unternehmen zu erfahren!


Übersetzung: Suzanne Bürger, München

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