Ein einzigartiges digitales Bindeglied zwischen Kultur und Gemeinschaft eines Unternehmens

Eine App, die in der gleichen Dimension zu Hause ist wie die Kultur − in der Gemeinschaft

Zu den wichtigsten Aktivitäten eines Unternehmens gehört die zeitnahe und faktenbasierte Kommunikation über das, was in diesem Unternehmen geschieht – ob in einer Zeit der Krise, des Wandels oder des Feierns. Üblicherweise wird diese Aufgabe − die Verbreitung von Informationen an die Belegschaft – von einem oder mehreren engagierten Mitarbeiter im Namen der Geschäftsführung übernommen. Dabei spiegelt die Verwendung spezifischer Kommunikationskanäle die Individualität eines Unternehmens und seine Kultur wider.

Aber reicht diese Art der Kommunikation aus, um eine Unternehmenskultur zu pflegen, die imstande ist, die Agilität der Mitarbeiter zu fördern und die Herausforderungen des rasanten Wandels zu meistern? 

Im Zuge der laufenden Entwicklung und der Nutzung digitaler Tools zur kulturellen Transformation entstand Pinboards − ein neuer, zusätzlicher Weg zur Verbesserung der Kommunikation innerhalb von Unternehmen.

Inwiefern unterscheidet sich dieser digitale Kommunikationskanal von anderen klassischen Kommunikations- und Kollaborationstools? 

Pinboards ermöglicht einen offenen, transparenten und authentischen Austausch zwischen allen Angehörigen eines Unternehmens – dem CEO, dem Führungsteam und allen Mitarbeitern – in einem sicheren digitalen Umfeld. Von der Geschäftsführung, die den Mitarbeitern in Krisenzeiten wichtige Informationen und emotionale Unterstützung liefert bis zum einzelnen Mitarbeiter, der sich an Kollegen wendet, um ein verzwicktes Problem zu lösen, das die laufende Entwicklung eines Produkts behindert – Pinboards versetzt die Gemeinschaft der Mitarbeiter eines Unternehmens in die Lage, jederzeit und von überall aus über ihre spezifischen Anliegen, Probleme und Bedürfnisse miteinander ins Gespräch zu kommen.

Im Zuge einer kulturellen Veränderungs- oder Transformations-Initiative gewinnt diese Art eines digitalen Kommunikationskanals eine besondere Bedeutung. Pinboards wird zur Kernkomponente eines Ökosystems von Prozessen, die darauf ausgerichtet sind, eine wachstumsorientierte Haltung und zukunftsfähige Verhaltensweisen zu fördern, wie sie für ein agiles Unternehmen charakteristisch sind. Über Pinboards können sich die Elemente des Systems miteinander verknüpfen und interagieren − ähnlich wie die Energieflüsse innerhalb eines natürlichen Ökosystems. Die Mitarbeiter auf allen Ebenen eines Unternehmens sind Mitglieder eines Systems, das die Gesamtgemeinschaft des Unternehmens darstellt. 

Was genau ist Pinboards − und was nicht? 

Als Instrument für die interne Unternehmenskommunikation sollte Pinboards klar von anderen Kommunikations- und Kollaborationstools unterschieden werden. Pinboards verzichtet bewusst auf eine Reihe von Funktionen, die die Zusammenarbeit (Kollaboration) unterstützen, aber auch dafür sorgen, dass sich Mitarbeiter in kleine Gruppen bzw. spezielle Interessengruppen aufteilen und nicht mehr oder seltener an der Gesamtheit der Kommunikation teilhaben. Die Mitarbeiter aus allen Bereichen und Hierarchieebenen sollten Pinboards daher nicht nur als ein Arbeitswerkzeug betrachten: In erster Linie dient es dem Austausch zwischen Freunden und Kollegen und wird nicht nur während, sondern auch außerhalb der Arbeitszeit genutzt. So können Mitarbeiter auf dieser Plattform beispielsweise Mitteilungen posten und mittels Likes und Kommentaren standort- oder unternehmensweit darauf reagieren – und interagieren. Durch diese kommunikative Plattform gedeiht eine Gesprächskultur, die mit der jeweiligen Unternehmenskultur im Einklang ist.

Pinboards ist ein digitales Tool, das die gemeinschaftliche Kommunikation fördert und auf cloudbasierten, interaktiv ausgelegten Web/App-Technologien basiert. Die Plattform verfolgt das Ziel, Mitarbeiter zu geschäftlichen wie auch nicht-geschäftlichen Themen zu vernetzen, um durch eine gemeinschaftliche unternehmensweite Kommunikation den Zusammenhalt zu stärken. Dies schafft und fördert eine stabile, leistungsfähige und innovative Kommunikationskultur. 

Pinboards wird in Deutschland gehostet, ist DSGVO-konform und bietet eine kostengünstige Infrastruktur. Als Standardsoftware (SSW) mit einem Breiten Maß an Anpassungsmöglichkeiten kann Pinboards auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten werden. Durch einen proprietären Mitarbeiter-zu-Mitarbeiter Validierungsprozesse der Nutzer, ist Pinboards speziell für Unternehmen interessant in denen nicht alle Mitarbeiter über eine eigene Unternehmens-Email-Adresse verfügen.

Warum ist Pinboards eine unverzichtbare strategische Komponente im Zuge einer kulturellen Veränderungs- oder Transformations-Initiative?

Pinboards’  Ziel als Kommunikationskanal ist es, in einem Unternehmen eine lebendige Gemeinschaft engagierter Mitarbeiter aufzubauen. Jeder Einzelne sollte sich als Mitglied der Unternehmens-Community wertgeschätzt fühlen und intrinsisch motiviert sein, die Bemühungen des Unternehmens voranzutreiben, um die Zukunftsziele zu erreichen und den angestrebten Erfolg zu sichern. 

Aus diesem Grund sind Ensemble Enabler und Macher von Pinboards tief davon überzeugt, dass jede Stimme wichtig ist und alle Mitarbeiter die Möglichkeit haben sollen, auf Augenhöhe miteinander zu interagieren – jederzeit und egal, wo sie sich befinden. 

Offenheit und Transparenz, die expliziten Merkmale von Pinboards, legen gleich zu Beginn einer Initiative den Grundstein für Vertrauen innerhalb seines Nutzernetzes.

Die Frage, die Mitarbeiter umtreibt, ist: "Was geht in meinem Unternehmen wirklich vor?"  Via Pinboards reflektiert die Community auf transparente Weise über Sichtweisen vom Azubi-Level bis zum CEO-Level, oder taucht in tiefgehende Überlegungen ein, bei denen es um Kernprodukte und -dienstleistungen oder die Kundenwertschätzung geht. Die Mitarbeiter führen offene Diskussionen über wichtige aktuelle Herausforderungen oder tauschen sich über Ereignisse in den Betriebssportgruppen und ihre Freizeitaktivitäten aus. Die Gemeinschaft selbst bestimmt die Inhalte, die für sie wichtig sind.

Pinboards ist besonders wirkungsvoll, wenn es bereits zu einem frühen Zeitpunkt der Einführung einer Initiative zum Kulturwandel oder eines kulturellen Transformationsprojektes implementiert wird. Hierbei dient es nicht nur als Medium, um die Ziele und Bestrebungen der Initiative im Kontext der kulturellen Identität des Unternehmens zu kommunizieren. Pinboards bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Mitarbeiter auf allen Ebenen des Unternehmens dafür zu gewinnen, die digitale Kommunikationsplattform ihres eigenen Unternehmens in Charakter und Struktur selbst aktiv mitzugestalten!

Wie wird Pinboards in einem Unternehmen entwickelt und umgesetzt?

Bei Pinboards handelt es sich nicht um ein digitales Kommunikations-Tool „von der Stange“. Ensemble Enabler und Pinboards arbeiten eng mit dem jeweiligen Unternehmen zusammen, um auf dem erprobten Framework- und Softwarebasis in kurzer Zeit eine kundenspezifische Version von Pinboards zu konzipieren.

Wie läuft das Ganze ab? 

Der Entwicklungsprozess spiegelt die Phasen des Design Thinking-Prozesses wider: VERSTEHEN – ERKUNDEN – UMSETZEN.

• Um Pinboards in die spezifische Lern- oder Kulturtransformations-Initiative eines Unternehmens zu integrieren bedarf es zunächst ein tiefes Selbstverständnis im Rahmen der Unternehmensvision. Dieses Verständnis dient als Kompass für alle nachfolgenden Phasen.
• In der nächsten Phase geht es darum, Ziel und Absicht des Unternehmens mit dem Einsatz von Pinboards in Einklang zu bringen, indem die Mitarbeiter in den Prozess eingebunden werden. Dies prägt die Entwicklung einer unverwechselbaren Pinboards-Erfahrung, welche die Gemeinschaftlichkeit im Unternehmen aus einer Vielzahl von Perspektiven fördert.
• Anschließend wird unter Nutzung des vorhandenen Pinboards-Frameworks ein funktionierender Prototyp entwickelt, der unter Beteiligung von Mitarbeitern aller Hierarchieebenen einer Reihe von Tests unterzogen wird. Diese Feedback-Schleifen werden in mehreren Durchläufen fortgesetzt, um die Nutzererfahrung kontinuierlich zu verbessern.
• In der letzten Prozessphase erfolgt die Einführung einer endgültigen Version von Pinboards. Deren Nutzung wird in der ersten Zeit nach dem Roll-out regelmäßig analysiert. Diese Post-Einführungsphase dient der Feinabstimmung der Nutzererfahrung sowie der Identifizierung weiterer Optionen für die laufende Weiterentwicklung der Pinboards-Erfahrung.

Während dieser Planungs- und Entwicklungsphasen kommt eine Reihe von Prozessen zum Einsatz, um von allen Ebenen des Unternehmens Feedback einzuholen. Im Mittelpunkt all unserer Prozesse steht das Bekenntnis zu PARTIZIPATORISCHEN VERFAHREN, die allen künftigen Pinboards-Nutzern eine Stimme geben. Darüber hinaus liefern die Testdurchgänge während der Entwicklungsphase unserer Erfahrung nach auf informelle Weise nicht nur Erkenntnisse über die Interaktionen der Mitarbeiter mit Pinboards selbst, sondern auch über den inklusiven Charakter des kultureller Erneuerungsprozesses. 

Die Rolle potenzieller INFLUENCER innerhalb der Organisation als aktive Teilnehmer am frühen Entwicklungsprozess wird dabei stets sorgfältig mit erwogen: Durch ihre persönlichen Erfahrungsberichte während der Testphase dienen diese Personen als POSITIVE MULTIPLIKATOREN und können ihre Kollegen und andere Mitarbeiter dazu bewegen, Pinboards künftig zu nutzen – und aktiv am Geschehen teilzunehmen.

Auswirkungen von Pinboards als digitales Bindeglied

Aus Untersuchungen zum Einsatz von Pinboards in Unternehmen wurden wichtige Erkenntnisse über seine Wirkung als integrierte Komponente einer Lern- bzw. Kulturtransformations-Initiative gewonnen.

PINBOARDS UNTERSTÜTZT DIE UNTERNEHMENSSTRATEGIE

Kontinuierliches Lernen fördern, die organisationale Anpassungsfähigkeit steigern, eine anstehende Transformation wirksam voranbringen – vor diesen fundamentalen Herausforderungen stehen Führungskräfte heute mehr denn je. Die Planung und Gestaltung von Pinboards unterstützt die Bemühungen eines CEO und seiner Führungsmannschaft, eine Unternehmenskultur zu schaffen, die von allen Mitarbeitern getragen wird.

Die Beteiligung von Influencern während des Planungsprozesses fördert ein gemeinsames Verständnis von Zweck und Kultur eines Unternehmens. Diskussionen und Feedback-Runden machen diese Konzepte für die Mitarbeiter lebendig und nachvollziehbar. Die partizipative Entwicklung von Pinboards und das Eingehen auf die Frage "Wozu führen wir diese Initiative durch?" ermutigt die Mitarbeiter, in die Zukunft ihres Unternehmens zu blicken. Durch ihre Einbeziehung in die Gestaltung der Inhalte und die Gelegenheit zum Einbringen von konstruktivem Feedback, Ideen und Anregungen entwickeln die teilnehmenden Mitarbeiter das Gefühl, dass sie persönlich zur zukünftigen Gestaltung ihres Unternehmens beitragen.

PINBOARDS SPIEGELT DEN LOOK EINES UNTERNEHMENS WIDER

Die Elemente des etablierten Corporate Designs eines Unternehmens öffnen eine Tür für die visuelle Kommunikation seiner Kultur. Das vertraute Erscheinungsbild eines Unternehmens ist der Startpunkt für die individuelle Anpassung von Pinboards. Dieser unternehmenseigene, unverwechselbare "Look" von Pinboards unterstützt das Wir-Gefühl. Alle Nutzer in der Organisation erkennen auf den ersten Blick, "das ist UNSERE Kultur und UNSERE eigene Kommunikationsplattform."

DIE GELEGENHEITEN ZUR MITWIRKUNG UND ZUM EINBRINGEN VON FEEDBACK BEREICHERN DIE WIRKUNG VON PINBOARDS

Die Implementierung einer partizipativen Testphase ermöglicht die Entwicklung einer benutzerdefinierten und individuell an das Unternehmen angepassten, eigenen Version der Pinboards-App. Was aber noch wichtiger ist – diese Phase weckt ein vertieftes Verständnis für die Erwartungen, Bedürfnisse und Bestrebungen der Mitarbeiter im Hinblick auf den Einsatz von Pinboards in ihrem Unternehmen. Die Beteiligung der Belegschaft liefert nicht nur Input für die laufende gezielte Content-Entwicklung. Sie trägt auch dazu bei, dass sich ein individuelles wie auch kollektives Verantwortungsgefühl im und für das Unternehmen entfaltet.

Warum sollte Pinboards ein integraler Bestandteil der kulturellen und digitalen Transformation in Ihrem Unternehmen werden?

PINBOARDS MACHT DIE DIGITALISIERUNG FÜR ALLE ZUGÄNGLICH. 

Als fester Bestandteil einer kulturellen Lern- und/oder Transformations-Initiative wird Pinboards zu einem wichtigen Element der digitalen Integration, um die Vision, die Werte und die Kultur eines Unternehmens zu präsentieren und zu vermitteln. Dies gilt insbesondere für den proprietären Peer-to-Peer-Validierungsprozess, bei dem die analogen und digitalen Aspekte der Digitalisierung Face-to-Face aufeinandertreffen: Die Mitarbeiter nutzen aktiv digitale Technologien, um ihre Kollegen mit der Pinboards-App zu verbinden. Durch die kreative Nutzung eines digitalen Formats zur Förderung der Kommunikation im gesamten Unternehmen unterstützt Pinboards die Digitalisierungsbemühungen innerhalb eines Unternehmens.

Ensemble Enabler arbeitet mit Organisationen zusammen, um ihre Arbeitsfelder zukunftsgerecht zu transformieren.

Durch den Einsatz neuartiger Anwendungen im Rahmen unserer vier Schwerpunkte - Organisationales Lernen, Führen in Netzwerken, Fluide Zusammenarbeit und Transparente Kommunikation - werden in Ihrem Unternehmen neue Energien freigesetzt und die internen Informationsflüsse optimiert. 

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Dieser Blogbeitrag wurde von Thomas Gärtner, CEO von Pinboards und Patricia Munro, Creative Engagement Enabler von Ensembler Enabler mitkonzipiert und gemeinsam geschrieben.

Übersetzung: Suzanne Bürger, München